La tecnica del pomodoro è un metodo che permette di organizzare il proprio lavoro, focalizzare la propria attenzione e concentrarsi su ciò che si sta facendo in modo da essere più produttivi e più concreti evitando di disperdere le proprie energie in mille attività. 

Ne ho sentito parlare per la prima volta una quindicina di anni fa, durante un workshop sulla programmazione Agile che si tenne in un albergo milanese. Uno dei vari talk era dedicato a questo argomento e, se non ricordo male, uno dei relatori era proprio Francesco Cirillo, l’ideatore di questa tecnica. Rimasi subito colpito dalla semplicità di questa metodologia e dal fatto che molte delle indicazioni fossero molto simili a degli accorgimenti che avevo gradualmente acquisito durante i miei anni di studio e i primi anni di lavoro. Avevo sempre pensato che si potesse migliorare la propria produttività adottando delle metodologie e quel talk me lo confermò. 

Alla base di questa tecnica ci sono alcune considerazioni:

• Il multitasking è una cosa che può funzionare per i computer, ma non per le persone. Le persone rendono al meglio quando fanno una cosa alla volta e la fanno con la massima concentrazione.
• Le interruzioni e le distrazioni interrompono il flusso di pensieri e la concentrazione, quindi bisogna difendersi da esse ed evitarle.
• Non si può rimanere concentrati per un tempo molto lungo, chi lavora ha bisogno di pause per riposarsi e per riordinare le idee.
• Quando si comincia una attività deve essere ben definita, cioè bisogna sapere cosa si vuola fare e che obiettivo si vuole raggiungere, inoltre ci deve essere un modo per dire se una attività è finita oppure no.
• Le attività complesse e lunghe è meglio suddividirle in attività più piccole.
• Prima di cominciare una attività bisogna avere un’idea del tempo richiesto per completarla, l’esperienza dovrebbe aiutare a valutare bene la complessità e la durata delle attività.

Ripensandoci quelle elencate sono solo delle considerazioni di buon senso e infatti molte delle tecniche di programmazione agile le fanno proprie e le riprongono in forme simili.

Ingredienti

Per poter mettere in pratica questa tecnica servono i seguenti strumenti:

• Un timer da cucina (o una app o un sito web che svolgano la stessa funzione).
• Un foglio di carta.
• Una matita.
• Ovviamente dei compiti da svolgere.

La Tecnica del pomodoro

Per approfondire la Tecnica del Pomodoro il sito di riferimento è quello di Francesco Cirillo [1], che ha scritto anche un libro sull’argomento: “La Tecnica del pomodoro. Il celebre metodo per gestire al meglio il proprio tempo e diventare efficienti e organizzati“. [2] [3]

La tecnica tuttavia è molto semplice [2] [9]:

1. Su un foglio di carta si scrivono tutte le attività che si devono completare in ordine di priorità.
2. Si imposta il timer a 25 minuti.
3. Si lavora sulla prima di queste attività non completate fino a quando il timer non suona.
4. Quando il timer suona si segna una spunta al fianco dell’attività. Il numero di spunte indicherà il tempo impiegato a completarla.
5. Se si sono fatti meno di 4 pomodori si fa una pausa di 5 minuti e si torna al punto 2.
6. Se si sono fatti 4 pomodori si fa una pausa di 15-30 minuti e si torna al punto 2.

Come gestire al meglio il processo

Prima di iniziare ad applicare la Tecnica del pomodoro è bene tenere presente alcune cose:

• Creazione della lista: La lista delle cose da fare deve comprendere dei compiti il più possibile omogenei e ordinati in base alla priorità e alle dipendenze reciproche. I compiti complessi vanno divisi in task semplici e ben definiti. Deve essere chiaro cosa si deve fare e quando una attività può considerarsi chiusa. Le attività vanno scritte una di seguito all’altra su un foglio di carta. Per ogni attività deve essere valutata la sua complessità in termini di pomodori e sul foglio di carta andrebbe aggiunto, a fianco di ogni attività, un numero di quadratini pari al numero di pomodori stimati. Questo è importante per imparare a stimare le attività e confrontarli con i tempi effettivamente richiesti da ciascuna di esse.

   

   

• Gestione della todolist: Se durante il lavoro viene in mente un’altra cosa da fare che sia inerente (refactoring, verifiche, collegamenti, approfondimenti) o meno (telefonate, controllare qualcosa sul web, rispondere a una email) al lavoro che si sta facendo, non bisogna interrompersi, ma appuntarsi la cosa in fondo alla lista e continuare con l’attività in corso. 
• Gestione delle priorità: Alla fine di una attività si dovrebbe rileggere la todolist, compresi i punti aggiunti successivamente ed eventualmente riordinare le priorità.
• Gestione delle pause: durante le pause è bene distrarsi e fare altro. Soprattutto se si lavora al computer bisognerebbe alzarsi o fare esercizi di streching o mangiare un frutto. Bisognerebbe evitare di consultare i social, controllare le email, spippolare al computer, fumare, mangiare porcherie e soprattutto di pensare a ciò che si deve ancora fare.
• Rispetto dei tempi: quando finisce un pomodoro bisogna interrompere il proprio lavoro e fare una pausa. Spesso se manca poco per terminare un compito (soprattutto se si sta per sforare la stima prevista) è forte la tentazione di non interrompersi e finire il compito. Questo non va fatto perché va contro le regole della tecnica e soprattutto perché porta a fare le cose in modo frettoloso.
• Gestione delle interruzioni: Durante il lavoro è vietato distrarsi, rispondere alle telefonate, guardare le email, ecc. Bisognerebbe essere come se attorno ci fosse una campana di vetro a isolarci dal mondo esterno. Se c’è una interruzione esterna inevitabile, allora quel pomodoro è compromesso, deve essere abbandonato, e si ricomincia reimpostando il timer. Si può segnare questa interruzione, anche sapere quante ce ne sono state a fine sessione potrebbe essere interessante.
• Tempo rimanente: I minuti finali di un pomodoro, se si è terminata una attività, dovrebbero essere utilizzati per:
  • rivedere il lavoro appena copletato,
  • chiedersi cosa si è imparato durante questa attività,
  • rivedere la todolist, aggiornare le attività e le loro priorità.

 

Considerazioni

Ormai sono tanti anni che, ogni volta che posso, utilizzo questa tecnica perché per me i benefici sono evidenti, visto che sono una persona che tende a distrarsi e perdere la concentrazione facilmente. La utilizzo quando svolgo dei compiti a casa, ma soprattutto a lavoro. Non tutte le attività sono adatte a questa tecnica. Per esempio quando si è da un cliente o quando si fa assistenza non è applicabile. E’ ottima però se si studia, se si programma, se si svolgono attività che possono essere divise in task sequenziali.

 

 

Fonti e riferimenti

• [1] Il sito ufficiale della Tecnica del Pomodoro.
• [2] Il libro “La tecnica del pomodoro” di Francesco Cirillo.
• [3] Il PDF di una delle prime versioni del libro (quando era gratuito) sul sito dell’Università della California, San Diego.
• [4] Alcune app o plugin che si possono usare come timer: TomatoTimer sito web, Focus ToDo app per Android, Pomo Focus sito web.
• [5] Video “La tecnica del pomodoro” di MyWay su Youtube.
• [6] Video “Pomodoro Technique – My Favorite Tool to Improve Studying and Productivity” di Med School Insiders su Youtube.
• [7] Video “The Pomodoro Core Process” di Cirillo Consulting su Youtube.
• [8] La Tecnica del Pomodoro su Wikipedia.
• [9] “La tecnica del Pomodoro e come applicarla” su Viverenomade.it.